समय प्रबंधन क्या है । इसके फायदे और नुकसान क्या हैं । यह सफल होने के लिए क्यों जरुरी है । इसमें सुधार कैसे कर सकते हैं। What is Time Management in Hindi.
समय प्रबंधन की यदि हम बात करें तो यह न सिर्फ व्यापार की सफलता के लिए जरुरी है बल्कि जीवन को आगे बढ़ाने के लिए और अपने जीवन में प्रगति के रस्ते पर दौड़ने के लिए भी समय प्रबन्धन महत्वपूर्ण है। आपने ध्यान दिया होगा की आम बोलचाल की भाषा में लोग अक्सर कहते रहते हैं की उनके पास टाइम ही नहीं है।
कहने का आशय यह है की हर किसी को लगता है की कोई भी कार्य करने, जिन्दगी में आगे बढ़ने, परिवार के साथ समय बिताने, अपने व्यवसाय को बढ़ाने के लिए उन्हें पर्याप्त समय ही नहीं मिल पाता है। लेकिन दूसरी बात आपने यह भी ध्यान दी होगी की कुछ लोग अपनी छोटी सी जिन्दगी में बहुत आगे बढ़ जाते हैं वे जो भी कार्य कर रहे होते हैं उसमें वे बुलंदियों तक पहुँच जाते हैं, जबकि उनके पास भी उतना ही समय होता है जितना किसी अन्य के पास।
जी हाँ यह सच है की इस ब्रह्माण्ड में सबके पास बराबर समय है लेकिन कुछ ही लोग ऐसे क्यों होते हैं जो दूसरों की तुलना में बहुत कुछ हासिल कर लेते हैं। हालांकि इसके बहुत सारे कारक हो सकते हैं लेकिन इन कारकों में एक प्रमुख कारक Good Time Management भी है । इसका मतलब यह हुआ की जो लोग उतने ही समय में औरों की तुलना में अधिक हासिल कर लेते हैं उनका समय प्रबंधन अच्छा होता है।
अपने जीवन में आप भले ही नौकरी कर रहे हों, बिजनेस कर रहे हों या कोई अन्य गतिविधि उसमें सफलता पाने के लिए एक अच्छा टाइम मैनेजमेंट अति आवश्यक होता है। क्योंकि अपने जीवन में उच्चतम उपलब्धि करने वाले व्यक्तियों में जो एक बात कॉमन पाई गई है, वह यही है की वे असाधारण ढंग से टाइम मैनेजमेंट करते हैं यही कारण है की काम का दबाव अधिक और समय कम होने की स्थिति में भी वे स्थिति को संभाल लेते हैं।
और इस समय प्रबंधन का इस्तेमाल वे न सिर्फ अपनी व्यतिगत गतिविधियों के लिए करते हैं, बल्कि अपनी पेशेवर गतिविधियों को करने के लिए भी वे इसका इस्तेमाल करते हैं। इसलिए आज हम हमारे इस लेख के माध्यम से समय प्रबंधन के बारे में बात करने वाले हैं यह लेख केवल उद्यमियों के लिए ही सहायक नहीं होगा, बल्कि हर वो व्यक्ति जो अपने जीवन में कुछ हासिल करने की प्रत्याशा रखता हो उसके लिए भी उपयोगी हो सकता है।
समय प्रबंधन क्या है? (What is Time Management):
समय प्रबंधन अपने सभी कार्यों को चाहे वे व्यक्तिगत जीवन से जुड़े हुए हों, या पेशेवर जीवन से समय पर पूर्ण करने के लिए बनाई गई एक व्यवस्थित योजना होती है। दुसरे शब्दों में इसे हम विशिष्ट गतिविधियों के बीच समय को व्यवस्थित तरीके से विभाजित करने की प्रक्रिया भी कह सकते हैं। कहने का आशय यह है की गतिविधियों की प्रकृति, महत्वता इत्यादि को देखते हुए उसके लिए एक निर्धारित समय सुनिश्चित किया जा सकता है।
अच्छा टाइम मैनेजमेंट किसी भी व्यक्ति को कम समय में अधिक काम करने के लिए सक्षम बनाता है और जब व्यक्ति के पास काम का दबाव अधिक हो और समय कम हो तब भी यह काफी मददगार साबित होता है। ऐसे लोग जो ढंग से समय प्रबंधन नहीं कर पाते वे तनाव का शिकार हो जाते हैं। साधारण शब्दों में कहें तो टाइम मैनेजमेंट के माध्यम से कोई व्यक्ति यह निर्धारित करता है की वह अपने किस कार्य को करने में कितना समय लगाएगा।
समय प्रबंधन क्यों जरुरी है? (Importance of Time Management):
समय बहुत कीमती होता है यह हमने भले ही बहुत सारे लोगों के मुहँ से सुना अवश्य हो लेकिन कई बार हम अपने इस कीमती समय को यूँ ही गँवा देते हैं। कहने का आशय यह है की हम समय की कीमती होने के बारे में सुनते या लोगों को कहते जरुर हैं लेकिन खुद कई बार व्यर्थ में समय गँवा देते हैं।
और जब हमें कोई विशेष गतिविधि करनी होती है तो फिर पर्याप्त समय न होने का बहाना बनाते हैं। हालांकि वर्तमान में बहुत सारे लोग समय प्रबंधन के लिए अलार्म, मोबाइल एप्प, सूची बनाना इत्यादि का सहारा लेते हैं लेकिन जब तक वे दृढ़ होकर टाइम मैनेजमेंट के बारे में नहीं विचार करेंगे तब तक कोई एप्पस, अलार्म या सूची उनकी मदद नहीं करने वाली है। और किसी भी व्यक्ति के व्यक्तिगत या पेशेवर जीवन में टाइम मैनेजमेंट क्यों जरुरी है उसके कुछ प्रमुख कारण इस प्रकार से हैं।
- समय सबके पास सिमित है कोई अपने जीवन में बहुत कुछ हासिल कर लेता है लेकिन कोई अपने समय को यूँ ही काट देता है। इसलिए यदि आप भी अपने जीवन में कुछ हासिल करना चाहते हैं तो समय प्रबंधन बेहद महत्वपूर्ण हो जाता है।
- यदि आपको टाइम मैनेजमेंट करना आ जाता है तो आपकी ध्यान केन्द्रित करने की क्षमता में सुधार होता है जिससे काम में दक्षता आने के साथ साथ तेजी भी आती है । और व्यक्ति कम प्रयासों में अधिक परिणाम हासिल कर सकता है।
- अच्छा समय प्रबंधन कौशल निर्णय लेने की क्षमता में वृद्धि करता है क्योंकि जब आपको एक निर्धारित समय में कोई निर्णय लेना होता है और आपने उस निर्णय के विकल्पों के लिए समय प्रबंधन पहले से कर रखा होता है जिससे उद्यमी सही निर्णय कम समय में ले सकता है ।
- Time Management को सफलता की कुंजी कहा जाता है यह आपको दूसरों का अनुसरण करने की बजाय खुद के जीवन पर नियंत्रण करने की अनुमति देता है। उचित समय प्रबंधन के कारण आप अपने सभी काम समय पर पूर्ण कर पाते हैं जिससे आप अपने कैरियर में पदोन्नति और बिजनेस में सफल होते जाते हैं।
- जब व्यक्ति अच्छा समय प्रबंधन कर लेता है तो वह अपना कार्य समय से भी जल्दी पूर्ण कर सकता है और जो समय बच गया हो उसे कुछ नया सीखने में निवेश कर सकता है।
- उचित समय प्रबंधन के कारण व्यक्ति अपनी डेडलाइन, टास्क इत्यादि समय पर पूर्ण कर पाता है जिससे वह मानसिक तनाव से भी बचा रहता है।
- हर मनुष्य पर कई ज़िम्मेदारियाँ हैं लेकिन आराम करने या सोने के लिए तो सबको समय चाहिए। दुर्भाग्यवश कई ऐसे लोग भी हैं जिन्हें यह समय नहीं मिल पाता, लेकिन यदि व्यक्ति Good Time Management करने में सफल हो जाता है तो उसे आराम और सोने के लिए भी उचित समय आसानी से मिल जाता है।
- जब कोई व्यक्ति उचित समय प्रबंधन का अनुसरण करता है तो वह समय बीतने के साथ साथ और अधिक आत्म अनुशाषित होता जाता है।
- चूँकि उचित समय प्रबंधन के कारण व्यक्ति अपने कार्यों को तय समय पर पूर्ण कर लेता है इसके कारण उसके आत्म विश्वास में वृद्धि होती है।
- व्यक्ति के पास और अधिक हासिल करने की उर्जा का संचय होता है।
- उचित समय प्रबंधन के माध्यम से कोई भी व्यक्ति अपने लक्ष्यों को जल्दी प्राप्त कर सकता है।
समय प्रबंधन कौशल कैसे सुधारें? (Ways to Improve Time Management Skills):
Time Management ko Kaise Sudhare : यदि आपको भी लगता है की आपके पास काम की अधिकता है और समय बहुत ही कम, और आप इस बात से तनाव में भी रहने लगे हैं । तो यहाँ पर स्पष्ट कर देना चाहेंगे की तनाव में रहना इस समस्या का समाधान नहीं है बल्कि आप चाहें तो अपने समय प्रबंधन कौशल में सुधार कर सकते हैं। आइये जानते हैं कैसे?
- यदि आप खुद का बिजनेस कर रहे हैं और कंपनी या इकाई में बॉस की भूमिका निभा रहे हैं। और कहीं आपके अधीनस्थ कर्मचारी किसी काम को बिगाड़ न दें, के डर से आपने अपने आप पर काम का बोझ बढ़ा दिया है । तो यह आपके और आपके स्वास्थ्य के लिए हानिकारक हो सकता है इसलिए आपको अपने कर्मचारियों के कौशल और क्षमताओं के आधार पर उन्हें जिम्मेदारी या काम सौपना चाहिए। इससे आप खुद का उचित टाइम मैनेजमेंट तो कर ही पाएंगे साथ में कर्मचारियों को भी लगेगा की वे कंपनी के अभिन्न अंग हैं।
- यदि आप चाहते हैं की महत्वहीन कार्य आपका ज्यादा समय खराब न करें तो आपको दिन शुरू होने से पहले ही महत्वपूर्ण कार्यों की एक सूची बना लेनी चाहिए। और पहले अपनी उर्जा और समय इन्हीं महत्वपूर्ण कार्यों को पूर्ण करने में लगाना चाहिए। क्योंकि यदि पहले महत्वहीन कार्यों पर समय या उर्जा लगा दी तो हो सकता है की महत्वपूर्ण कार्यों के लिए समय और उर्जा बचे ही नहीं।
- अपने साथ हमेशा एक नोटबुक या प्लानर रखें जिसमें आप अपने मष्तिष्क में आ रहे कार्यों को सूचीबद्ध कर सकें, और जब आप उस विशेष कार्य को कर लेते हैं तो उस पर पूर्ण करके टिक कर लें। ऐसा करने से आपमें उपलब्धी की भावना का प्रसार होगा और आगे भी कार्यों को पूर्ण करने के लिए प्रेरित रखेगा। अपने टाइम मैनेजमेंट को बेहतर ढंग से प्रबंधित करने के लिए आप तीन तरह की सूचियाँ बना सकते हैं इनमें व्यक्तिगत, घर और काम प्रमुख हैं।
- जब आपके पास किसी कार्य को करने की जिम्मेदारी हो तो उसके लिए आपको स्वयं ही वास्तविक समय निर्धारित करना होगा और उस कार्य को उस समय अवधि पूर्ण करने का हर संभव प्रयत्न करना होगा।
- अक्सर लोग रोज रोज एक ही काम करके उबने लगते हैं लेकिन उचित समय प्रबंधन आप तभी कर सकते हैं जब आप इस उबाऊपन से बचे रहते हैं।
- तनाव से निबटने के लिए बाहर घूमना, व्यायाम, योग, दोस्त से बात करना, अपनी पसंदीदा आदत में हिस्सेदारी करना, संगीत सुनना इत्यादि चीजें की जा सकती हैं।
- एक समय में एक ही चीज पर ध्यान केन्द्रित करें अधिकतर लोग मानते हैं की यदि वे एक समय में अनेकों काम एक साथ करेंगे तो उनके काम जल्दी हो जायेंगे, जबकि यह सही नहीं है। इसलिए उचित समय प्रबंधन के लिए एक समय में एक ही कार्य करें।
- अधिकांश सफल लोगों में एक बात और समान है वह यह है की उनके दिन की शुरुआत जल्दी होती है क्योंकि दिन की शुरुआत जल्दी करने से उन्हें बैठने, सोचने और दिन की योजना बनाने का समय मिल जाता है। इसलिए दिन की शुरुआत जल्दी करें।
- समय का अच्छा प्रबंधन करने के लिए काम के बीच बीच में जब आप थका हुआ महसूस करें तो ब्रेक लेना भी आवश्यक है। क्योंकि यदि ब्रेक नहीं लिया तो यह आपकी उत्पादकता को नकारात्मक रूप से प्रभावित करेगा।
- यदि आपके पास पहले से ही काम का ओवरलोड है तो किसी नए काम के लिए हाँ करने से पहले अपनी टू डू लिस्ट में नजर अवश्य डालें। और बड़ी नम्रता से ना बोलने की आदत को विकसित करें। क्योंकि काम का ओवेरलोड आपके Time Management Skills को प्रतिकूल ढंग से प्रभावित कर सकता है।
प्रभावी समय प्रबंधन के टिप्स (Tips for effective Time Management):
समय प्रबंधन को प्रभावी बनाने के लिए निम्नलिखित कुछ टिप्स अपनाये जा सकते हैं।
- अपने लक्ष्य सही से निर्धारित करें इसके लिए उपयुक्त विधि का इस्तेमाल किया जा सकता है सुनिश्चित करें की आपके द्वारा निर्धारित लक्ष्य प्राप्त करने योग्य, औसत दर्जे, प्रासंगिक हों।
- काम को ध्यान से प्राथमिकता दें कहने का आशय यह है की एक प्रभावी टाइम मैनेजमेंट के लिए व्यक्ति को यह तय करना होगा की कौन सा काम महत्वपूर्ण और अर्जेंट है। जो काम महत्वपूर्ण और अर्जेंट हैं उन्हें पहले करें और जो काम सिर्फ महत्वपूर्ण हों उनके लिए समय निर्धारित करें की उन्हें कब करना है। इसके अलावा ऐसे काम जो अर्जेंट हैं लेकिन महत्वपूर्ण नहीं है उन्हें अपने अधिनस्थों को करने को कहें। जो काम न तो महत्वपूर्ण हैं और न ही अर्जेंट हैं उनके लिए समय मिलने पर समय निर्धारित करें।
- प्रत्येक काम के लिए काम की जटिलता, विशेषता, उस काम को करने के लिए उपयोग में लाये जाने वाले संसाधनों की उपलब्धता इत्यादि के आधार पर समय निर्धारित करें।
- कौन से कार्यों को करने के लिए कौन सा दिन उपयुक्त हो सकता है इसके लिए कैलेन्डर का इस्तेमाल करें और अपने आपको संगठित और अनुशाषित रखें।
- जो जरुरी या महत्वपूर्ण कार्य न हो उनकी पहचान करके उन्हें अपनी टू डू लिस्ट से हटाना शुरू कर दें । क्योंकि गैर जरुरी कार्यों या गतिविधियों को हटा देने से आपका समय महत्वपूर्ण कार्यों पर ही खर्च होता है। इसलिए प्रभावी समय प्रबंधन के लिए यह जरुरी है।
- प्रत्येक दिन के पूर्ण होने के बाद अपने अगले दिन की योजना अवश्य बनायें।
प्रश्नोत्तर (Questions/Answers)
खराब समय प्रबंधन के चलते वर्कफ्लो खराब हो सकता है, समय खराब हो सकता है, चीजें नियंत्रण से बाहर हो सकती हैं, काम की गुणवत्ता में गिरावट हो सकती है, और प्रतिष्ठा भी खराब हो सकती है।
अच्छा Time Management हर उस व्यक्ति के लिए जरुरी है जो इस छोटी से जिन्दगी में बहुत कुछ हासिल करना चाहता है। फिर चाहे वह कोई विद्यार्थी हो, नौकरीपेशा हो या फिर कोई बिजनेसमैन।
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